Informationspflichten - Auskunftsrechte
Transparenz bei der Datenverarbeitung
Die Verpflichtung zur transparenten Information bedeutet, dass ein Unternehmen die von einer Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person (z.B. ein Kunde des Unternehmens) nach den Grundsätzen des Art. 12 Abs. 1 Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) verständlich darüber informiert, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden sollen.
Die Information muss präzise, leicht zugänglich und verständlich sowie in klarer und einfacher Sprache abgefasst sein. Sie kann auch in elektronischer Form bereitgestellt werden, z.B. auf einer Internetseite.
Den Informationspflichten eines Daten verarbeitenden Unternehmens stehen umfangreiche Auskunftsrechte der hiervon betroffenen Person, z.B. des Kunden, gegenüber.
Ziel ist es, dass sich die von einer Datenverarbeitung betroffenen Personen der Verarbeitung bewusst sind und deren Rechtmäßigkeit überprüfen können, auch um so ihre weiteren Rechte, z.B. auf Löschung, wahrnehmen zu kommen.
Um diese Auskunftspflichten zu erfüllen, soll das Unternehmen Verfahren festlegen, die einer betroffenen Person die Ausübung ihrer Rechte erleichtern. So soll ein verantwortliches Unternehmen auch dafür sorgen, dass Anträge elektronisch gestellt werden können, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten elektronisch verarbeitet werden.
Das verantwortliche Unternehmen hat im Hinblick auf das Transparenzgebot stets den Nachweis einer ordnungsgemäßen Erledigung der Informations- und Auskunftspflichten zu erbringen, zumal ein Verstoß mit Geldbußen bestraft werden kann. Dies setzt eine gute Dokumentation voraus.