FAQ | Datenschutz in Kindertagesstätten
Fragen und Antworten zur DS-GVO
- Was versteht man unter Datenschutz?
- Was sind personenbezogene Daten?
- Was versteht man unter Datenverarbeitung?
- Unter welchen Voraussetzungen darf die Kindertagesstätte Daten der Kinder und Eltern verarbeiten?
- In welchen Fällen dürfen Daten auf Einwilligungsbasis verarbeitet werden?
- Darf die Kindertagesstätte personenbezogene Daten an die künftige Grundschule übermitteln?
- Welche Aufbewahrungsfristen gelten für die Kindertagesstätte?
- Wann muss die Kindertagesstätte eine Datenschutzverletzung melden?
- Darf die Kindertagesstätte Fotos der Kinder machen?
- Dürfen Ton- und Videoaufnahmen in der Kita gemacht werden?
- Darf die Kindertagesstätte eine Namensliste mit Adresse und Telefonnummer der anderen Kinder an die Eltern herausgeben?
- Welche Daten darf der Förderverein von der Kindertagesstätte erhalten?
1. Was versteht man unter Datenschutz?
Hierunter versteht man das Recht jedes Menschen, über die Preisgabe seiner personenbezogenen Daten selbst zu bestimmen. Dieses Recht steht auch Kindern zu. Eingriffe in dieses Recht bedürfen einer rechtlichen Grundlage, die entweder in einer Erlaubnisnorm oder in einer wirksamen Einwilligung liegt.
2. Was sind personenbezogene Daten?
Das sind alle Informationen, die Rückschlüsse auf bestimmte oder bestimmbare Personen zulassen. In Kindertagesstätten werden regelmäßig die Daten der geförderten Kinder, ihrer Eltern sowie der Beschäftigten verarbeitet. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Namen, Anschriften und Geburtsdaten sowie Angaben zum Verhalten eines Kindes und Wertungen, die schriftlich festgehalten werden. Auch Fotos und Videoaufnahmen gehören zu den personenbezogenen Daten.
3. Was versteht man unter Datenverarbeitung?
Datenverarbeitung bezeichnet jeden Vorgang, der im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten ausgeführt wird, wie z. B. das Erheben, die Speicherung, die Verwendung und die Übermittlung von Daten an Dritte.
4. Unter welchen Voraussetzungen darf die Kindertagesstätte Daten der Kinder und Eltern verarbeiten?
Die Kindertagesstätte darf grundsätzlich nur die Daten verarbeiten, die zur Erfüllung ihrer Aufgabe der Bildung, Erziehung und Betreuung von Kindern erforderlich sind. Dabei sind die Kindertagesstätten als Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe verpflichtet, den Schutz der personenbezogenen Daten entsprechend den Vorschriften des SGB VIII zu gewährleisten.
Für Einrichtungen in öffentlicher, wie z.B. in kommunaler Trägerschaft, folgt dies direkt aus den §§ 61 ff. SGB VIII. Für Einrichtungen in privater Trägerschaft, wie z.B. in der Trägerschaft eines Vereins, hat der Träger der öffentlichen Jugendhilfe ein entsprechendes Datenschutzniveau sicherzustellen. Der verantwortungsvolle Umgang mit den verarbeiteten Daten von Kindern und Eltern, die alle zu den besonders schutzwürdigen Sozialdaten gehören, liegt in der Verantwortung der Kita-Leitung sowie der pädagogischen Fachkräfte.
5. In welchen Fällen dürfen Daten auf Einwilligungsbasis verarbeitet werden?
Will die Kindertagesstätte Daten verarbeiten, die zwar nützlich, aber zur Aufgabenerfüllung nicht erforderlich sind, muss sie die Erziehungsberechtigten zuvor um eine Einwilligung bitten. Ein Beispiel ist die Veröffentlichung von Fotos. Die Erziehungsberechtigten müssen dabei die freie Wahl haben, die Einwilligung zu geben oder zu verweigern, ohne hierdurch Nachteile zu erleiden.
Eine Einwilligung muss zwar nicht schriftlich vorliegen, es empfiehlt sich aber, um diese im Zweifelsfall nachweisen zu können. Eine Einwilligungserklärung sollte mindestens die folgenden Punkte enthalten:
- Benennung der verantwortlichen Stelle, der verarbeiteten Daten, des Verarbeitungszwecks und eventueller Empfänger
- Hinweis auf die Freiwilligkeit
- Hinweis auf die Möglichkeit eines Widerrufes
- Diese Angaben sind in verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zur Verfügung zu stellen und dürfen keine missbräuchlichen Klauseln beinhalten.
6. Darf die Kindertagesstätte personenbezogene Daten an die künftige Grundschule übermitteln?
Da keine Rechtsgrundlage eine Datenübermittlung der Kindertagesstätte an die Grundschule vorsieht, ist diese nur mit Einwilligung der Eltern zulässig.
7. Welche Aufbewahrungsfristen gelten für die Kindertagesstätte?
Grundsätzlich sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie für die Aufgabenerfüllung der Kindertagesstätte nicht mehr erforderlich sind. Soweit sich keine konkreten Aufbewahrungsfristen aus gesetzlichen Vorschriften ergeben (z.B. steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen) kann die Leitung der Kindertagesstätte in Absprache mit dem Träger die Fristen selbst festlegen. Wenn ein Vorgang noch nicht endgültig abgeschlossen oder ein Gerichtsverfahren noch anhängig ist, sind die Daten dementsprechend länger aufzubewahren. Allgemein gilt der Grundsatz: „So kurz wie möglich, so lang wie nötig“.
Unterlagen der einzelnen Kinder, wie Zeichnungen, Bastelarbeiten o.ä., die die Kindertagesstätte nicht mehr benötigt, sollten den Eltern angeboten werden.
8. Wann muss die Kindertagesstätte eine Datenschutzverletzung melden?
Wenn es zu einer Datenschutzverletzung gekommen ist (z.B. durch Diebstahl des Computers oder versehentlichen Versand eines Schreibens mit personenbezogenen Daten an eine unbefugte Person), muss die Kindertagesstätte unverzüglich möglichst binnen 72 Stunden eine Meldung bei der Datenschutzaufsichtsbehörde machen. Ausnahme: Die Verletzung führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Bei der LfD Niedersachsen können Datenschutzverletzungen über ein Online-Formular gemeldet werden.
9. Darf die Kindertagesstätte Fotos der Kinder machen?
Die Aufnahme von Personenfotografien ist mit Einwilligung der Eltern zulässig. Es empfiehlt sich, bereits bei der Aufnahme des Kindes in die Kindertagesstätte den Eltern ein Merkblatt zu überreichen, in dem ausführlich dargestellt wird, in welchen Situationen Fotos gemacht werden und was mit diesen Fotos geschieht, z. B. ob sie nur für die Akte des Kindes bestimmt sind oder ob sie in der Kindertagesstätte ausgehängt werden sollen. Den Eltern muss in der Einwilligungserklärung die Möglichkeit gegeben werden, für jede Situation neu zu entscheiden, ob sie einwilligen wollen.
10. Dürfen Ton- und Videoaufnahmen in der Kita gemacht werden?
Auch diese Aufnahmen dürfen nur mit Einwilligung der Eltern gemacht werden. Die Eltern müssen im Vorfeld umfassend über den Sinn und Zweck der Aufnahmen informiert werden. Zudem müssen sie wissen, wer die Aufnahmen zu sehen bekommt und, wie lange sie aufbewahrt werden.
11. Darf die Kindertagesstätte eine Namensliste mit Adresse und Telefonnummer der anderen Kinder an die Eltern herausgeben?
Dies ist zulässig, wenn eine entsprechende Einwilligung der Eltern vorliegt. Es empfiehlt sich, die Eltern bereits bei der Anmeldung um Einwilligung in das Erstellen und die Herausgabe einer Namensliste mit Angabe zu Adresse, Telefonnummer o.ä. zu bitten. Üblicherweise wird beim ersten Elternabend eine Liste ausgelegt, in die sich die Eltern selbstständig mit den Angaben, die sie machen wollen, eintragen können.
12. Welche Daten darf der Förderverein von der Kindertagesstätte erhalten?
Der Förderverein darf nur dann Daten der Kinder und ihrer Eltern erhalten, wenn Letztere eingewilligt haben. In der Regel stellt sich der Förderverein auf dem Elternabend in der Kindertagesstätte vor und legt Flyer o. Ä. aus, so dass sich die Eltern von sich aus an den Verein wenden können.